随着计算机的大规模普及,企业的固定资产管理开始进入电子化时代:把纸面上的记录,无论是资产的采购信息、折旧信息、领用维修等信息,分门别类、条理清晰地存入电脑,使其易修改、易保存、计算方便快捷,相较手工记账很大程度的提高了固定资产管理的效率。

也正是由于电子化的方便性,越来越多企业开始购入固定资产管理系统进行资产信息化的管理。但在企业实施系统后,迎接机遇的同时也会碰到新的挑战,企业如何适应固定资产管理系统下的资产管理环境,建立与之相对应的资产管理制度,是企业应该关注的首要问题。

1、管理环境适应

固定资产管理系统的实施,重塑了企业的资产管理氛围,让管理者不只是组织结构的上层,还成为行动的中心,企业资产管理结构变得扁平化,决策者和执行者能够沟通,工作效率更高,工作流程也变得更加规范化,职责更加明确。当然这也要求企业内部对这一变化有着清楚地认知,可以通过培训改变企业员工的传统资产管理思维,提高员工的资产管理理念和价值观。

2、资产风险控制

固定资产管理系统的实施,将资产业务与信息化管理方案有机结合,将改变企业以往封闭的运行环境,实现资产数据共享,帮助企业识别、分析、管理固定资产存在的风险,从而降低风险,避免资产闲置浪费,保证企业资产业务活动的正常开展。但是伴随着资产种类的增加,应对风险的方法也应相应改变,企业在实施固定资产管理系统的过程中,要注意固定资产的日常维护,对可能存在的风险进行评估并运用合适的方法进行有效控制。

3、资产信息把控

固定资产管理系统的实施,增强了企业资产管理手段的灵活性和高效性,加强了对失误的预防、检查和纠正功能,可以依靠信息技术对资产业务流程进行合理设计,达到经济、高效的管理目标。但是固定资产管理系统运用信息技术将资产数据高度集中,资产信息一旦泄露,可能造成不可估量损失,这无疑增加了企业管理的复杂性,也对企业管理提出了新的要求。

4、部门共同管理

固定资产管理系统的实施,使企业的固定资产信息具有开放性、实时性,通过网络连接各部门的资产业务,实现一体化管理,有利于跨部门的沟通,企业管理者也能通过系统掌握任务的执行情况。系统用电子审批流程替代了以往的盖章签字,这就要求各子账号的使用者严格保护好账号,以免造成不必要的麻烦。

5、业务流程监督

固定资产管理系统的实施,将资产业务信息以数字化的形式展现,增强了企业管理者对资产业务操作流程的有效控制,但是,顺畅的流程是建立在规范化操作的基础上的,如果中途出现一个失误,就会引起一连串的反应,所以,在固定资产管理系统环境下,企业更应注意对内部管理的监督,通过制度对员工行为进行规范,并及时评估系统运作情况。

总之,固定资产管理系统还是非常有利于企业管理固定资产的,企业在实施的过程中,关键是提高人员素质和资产数据的安全性,以确保万无一失。